OLAF (Reg. 883/13) (cee15)
Soggetti interessati:
Stati membri, Regioni, Autorità locali, Organismi di diritto pubblico, Paesi Terzi
Iter procedurale:
Commissione Europea istituisce Ufficio Europeo per Lotta Antifrode (OLAF) con competenza di indagine su atti di UE e Accordi di cooperazione conclusi con Paesi Terzi
OLAF contribuisce ad elaborare e sviluppare metodi di prevenzione e lotta contro frodi, corruzione ed altre attività illecite lesive di interessi finanziari UE. A tal fine:
a) fornisce a Stati membri assistenza per favorire collaborazione con loro Autorità competenti in modo da proteggere interessi finanziari UE;
b) promuove e coordina con Stati membri condivisione di esperienze operative e migliori pratiche procedurali sul settore di tutela interessi finanziari di UE, sostenendo azioni comuni contro frodi condotte da Stati membri in base volontaria;
c) svolge nell’ambito di Istituzioni, Organi, Organismi istituiti da Trattati, indagini amministrative per lottare contro frodi, corruzione ed altre attività illecite ed in particolare su fatti gravi concessi ad esercizi di attività professionali costituenti inadempimento di obblighi di funzionari ed agenti UE o di membri e personale di Istituzione o dirigenti di Organismi o personale di Istituzioni suscettibili di avviare azioni disciplinari (se non quando penali);
d) esercita controlli in loco in Stati membri ed in Paesi Terzi e presso Organizzazioni internazionali in base ad Accordi di cooperazione sottoscritti, indagini esterne nei confronti di operatori economici. Nel corso di controlli, personale OLAF agisce “in osservanza delle norme e prassi di Stato membro interessato, nonché delle garanzie procedurali previsti da 883/13”. Su richiesta di OLAF, Autorità di Stato membro fornisce assistenza necessaria ad eseguire indagini, compresa eventuale autorizzazione di Autorità giudiziaria, possibilità di accesso di personale OLAF a tutte le informazioni (comprese quelle in banche dati detenute da Istituzioni, Organismi) e documentazione relative a questione oggetto di indagine. Al riguardo Stato membro designa “servizio di coordinamento antifrode” per agevolare cooperazione e scambio di informazioni con OLAF relative ad eventuali frodi, corruzione, altre attività illecite. Se OLAF dispone di informazioni che fanno sospettare frode, corruzione, altre attività illecite può darne comunicazione ad Autorità competenti di Stati membri e servizi competenti di Commissione, Autorità competenti di Stati membri informano OLAF delle misure adottate per prevenire frodi;
e) esercita indagini amministrative all’interno di Istituzioni, Organi, Organismi (indagini interne). A tal fine OLAF:
- ha accesso, senza preavviso, a qualsiasi informazione pertinente (comprese quelle in banche dati) detenute da Istituzioni, Organi, Organismi, nonché ai locali di questi, anche per controllare loro contabilità (acquisizione di documenti “per evitare qualsiasi sottrazione”);
- può chiedere informazioni, anche mediante colloqui, a funzionari, altri agenti, membri di Istituzioni, dirigenti di organismi;
- può svolgere verifiche sul posto presso operatori economici al fine di avere accesso ad informazioni pertinenti ad oggetto di indagine
Istituzioni informate quando personale OLAF svolge indagine interna presso loro locali o chiede informazioni. OLAF può trasmettere in ogni momento ad Istituzione informazioni ottenute nel corso di indagini interne. Istituzioni prendono idonee misure affinché si mantenga riservatezza, in ogni fase di indagine interna, anche avvalendosi di canali alternativi per trasmettere le informazioni (In casi eccezionali, comunicazione inviata al Comitato di vigilanza dopo chiusura di indagine). Se da indagine emerge che funzionario o membro di Istituzione sia persona interessata, Istituzione ne viene subito informata
Istituzione fornisce disposizioni a propri funzionari o agenti di cooperare con OLAF. Se OLAF dispone di informazioni che inducono a sospettare esistenza di frodi, corruzione o altre attività illecite, ne informa Istituzioni che adottano specifiche misure comunicandole ad OLAF, su sua richiesta
Direttore generale (di propria iniziativa o su richiesta di Stato membro interessato o di Istituzione/Organismo di UE) avvia indagine in presenza di sospetto di frode/corruzione basato su informazioni fornite da terzi o informazioni anonime, tenendo conto di: risorse di OLAF e di Istituzioni/Organismi presso cui eseguire indagini interne; natura dei fatti; incidenza finanziaria del caso; probabilità di seguito giudiziario. Decisione di avviare o meno indagine adottata nei 2 mesi successivi al ricevimento di richiesta da parte OLAF, altrimenti indagine si intende non avviata. Decisione di avviare o non avviare indagine motivata e comunicata ad Autorità competenti di Stato membro interessato, Istituzione/Organismo UE che ha presentato richiesta, affinché possano adottare misure più opportune. Fino a quando in corso indagine promossa da Direttore generale, Istituzioni/Organismi UE non avviano indagini parallele su stessi fatti
Se funzionario o agente o membro di Istituzione/Organismo UE fornisce informazioni ad OLAF relative a sospetto di frode, OLAF informa tale persona di avviare o meno indagine, affinché possa prendere misure adeguate, anche concordate con OLAF stesso
Prima di avvio indagine OLAF ha diritto di accedere a tutte le informazioni pertinenti contenute in banche dati detenute da Istituzioni/Organismi, se ciò indispensabile per valutare accuse
Direttore generale dirige esecuzione di indagini, avvalendosi di personale OLAF designato, che svolge proprie mansioni in base ad informativa scritta mediante sua identità e qualifica. Direttore rilascia tale autorizzazione specificando oggetto e finalità di indagine, basi giuridiche per svolgere indagine e poteri da questi derivanti. Autorità competenti di Stati membri forniscono a personale OLAF assistenza necessaria “per assolvere in modo efficace le sue mansioni”. Istituzioni/Organismi UE provvedono affinché rispettivi funzionari prestino assistenza a personale OLAF
Indagini realizzate senza interruzione per “periodo di tempo proporzionato a circostanze e complessità del caso”. Se da indagine emerge necessità di adottare misure amministrative cautelari per tutelare interessi finanziari UE, OLAF informa subito Istituzioni/Organismi interessati ad indagini, specificando:
a) identità del funzionario, agente, membro di Istituzione/Organismo interessato con sintesi dei fatti in questione;
b) ogni informazione utile ad Istituzione/Organismo per decidere se opportuno adottare misure amministrative cautelari per tutelare interessi finanziari UE
c) eventuali misure di riservatezza, specie qualora indagini rientrano nel campo di Autorità giudiziaria o di Autorità nazionale
Istituzione/Organismo UE o Autorità competente di Stato membro, su richiesta OLAF, può sempre adottare misure per salvaguardare elementi di prova, informando subito OLAF di tale decisione.
Se indagine non chiusa entro 12 mesi da avvio, Direttore generale riferisce alla scadenza di 12 mesi (poi ogni 6 mesi) a Comitato vigilanza, indicando motivi e misure correttive previste per accelerare indagine
Istituzioni/Organismi UE o Autorità competenti di Stato membro inviano ad OLAF qualsiasi informazione o documento relativo ad eventuali casi di frode, corruzione od altre attività illecite lesive di interessi UE o attinenti ad indagini in corso da essi detenuti
OLAF, in caso di indagini, raccoglie elementi a carico/favore di persona interessata, compreso sentire persona stessa o testimoni “che hanno diritto di non autoaccusarsi”. Invito a colloquio deve pervenire con preavviso di almeno 10 giorni lavorativi, ridotto con consenso di persona interessata o per ragioni di urgenza di indagine, comunque superiore a 24 ore; in invito riportare sempre elenco dei diritti di persona, compresa possibilità di farsi assistere “da persona a sua scelta”. Nel caso di testimone invito a comparire con preavviso di almeno 24 ore. Nessun preavviso se raccolta di informazioni avviene nell’ambito di controlli e verifiche sul posto. Se nel corso di colloquio emergono indizi che testimone può essere persona interessata, viene subito informato dei suoi diritti (compreso copia dei resoconti di dichiarazioni da lui rilasciate in passato, affinché possa presentare osservazioni nel merito). OLAF redige e consegna verbale del colloquio, in modo da consentire a persona di approvarlo o apportarvi osservazioni. Indagini svolte in modo imparziale “conformemente al principio di presunzione di innocenza e garanzie procedurali”
Se da indagine emerge che funzionario o agente o membro di Istituzione o dirigente di Organismo o membro del personale UE è persona interessata, questo ne viene subito informato, purché non compromessa indagine
A conclusione di indagine è data possibilità a persona interessata di presentare proprie osservazioni su fatti riguardanti. A tal fine OLAF lo invita a presentare osservazioni per iscritto o durante colloquio con personale OLAF entro termine fissato (Non inferiore a 10 giorni lavorativi, eventualmente ridotto con consenso di interessato o per urgenza di indagine). Nella relazione finale riportare tali osservazioni. In casi particolari rientranti nell’ambito di competenza di Autorità giudiziaria, Direttore generale OLAF può decidere di differire invito ad interessato di presentare osservazioni
Persona nelle comunicazioni con OLAF può usare qualsiasi lingua ufficiale UE
Informazioni ottenute durante indagini sono coperte da segreto d’ufficio e godono di tutela. Istituzioni/Organismi UE assicurano rispetto riservatezza delle indagini svolte da OLAF e di atti legittimi di persone interessate. OLAF può designare responsabile protezione dati cui compete trattamento dati di OLAF e segretariato di Comitato di vigilanza
Direttore generale di OLAF assicura che ogni informazione fornita al pubblico in modo neutrale e sua divulgazione avvenga nel rispetto di riservatezza di indagine
Personale OLAF e membri Comitato vigilanza si astiene da ogni divulgazione non autorizzata di informazioni in suo possesso, salvo che queste sono già pubbliche o accessibili al pubblico (Obbligo di riservatezza permane anche dopo cessazione dal servizio)
Al termine di indagine OLAF redige relazione in cui descritta linea giuridica di indagine, sue fasi procedurali, fatti accertati, incidenza finanziaria di questi, rispetto delle garanzie procedurali, conclusioni di indagine, raccomandazioni su opportunità di adottare provvedimenti (quali misure disciplinari, amministrative, finanziarie e/o giudiziarie) da parte di Istituzioni/Organismi UE e Autorità competenti di Stati membri, importi stimati da recuperare. Nel redigere relazione si deve tenere conto del diritto nazionale di Stato membro. Relazione costituisce elemento di prova nei procedimenti amministrativi o giudiziari di Stato membro
Relazioni inviate ad Autorità competente di Stati membri interessati se indagini esterne o ad Istituzioni/Organismi UE se indagini interne (eventualmente ad Autorità giudiziaria se emergono “fatti suscettibili di dare luogo ad azioni penali”)
Su richiesta OLAF, Autorità competenti di Stati membri inviano, in tempo utile, informazioni su misure adottate a seguito invio relazione
Se al termine di indagine nessuna accusa formulata contro persona, Direttore generale OLAF archivia indagine ed informa interessato entro 10 giorni lavorativi
Se informatore che ha avviato indagine ne fa richiesta, OLAF lo informa o meno (si ritiene che possa compromettere interessi legittimi di persona interessata, o efficacia di indagine, o misure derivate o per esigenze di riservatezza) su chiusura indagine
OLAF invia ad Autorità competenti di Stati membri informazioni ottenute nel corso di indagini in tempo utile per consentire loro di adottare misure adeguate a diritto nazionale
Direttore generale OLAF invia a:
1) Autorità giudiziaria di Stato membro informazioni raccolte durante indagine utili ad “ambito di competenza” di questa;
2) Istituzioni/Organismi interessati le informazioni, compresa identità di interessato, sintesi dei fatti accertati, loro qualificazione giuridica, valutazione di incidenza su interessi finanziari UE
Autorità competenti di Stato membro informano OLAF delle misure adottate in base ad informazioni trasmesse
OLAF fornisce elementi di prova nei procedimenti giudiziari
OLAF coopera con EUROJUST e con Ufficio Europeo di Polizia (EUROPOL), anche in base ad accordi di lavoro riguardanti scambio di informazioni (compresi dati personali, informazioni classificate, relazioni su andamenti dei lavori). Autorità competenti di Stati membri informate da OLAF se dati trasmessi anche ad EUROJUST o EUROPOL
OLAF conclude accordi amministrativi con:
a) Stati membri, Istituzioni, Organismi riguardanti comunicazione di informazioni e svolgimento di indagini;
b) Autorità competenti di Paesi Terzi ed Organizzazioni internazionali (coordina sua azione con servizi di Commissione e con servizio europeo per azione esterna prima di definire accordi) ai fini di scambio di informazioni compresa relazione su andamento dei lavori
OLAF informa in via preliminare Autorità competenti di Stati membri in merito ad informazioni trasmesse a Paesi Terzi ed Organizzazioni internazionali. OLAF tiene registro su invio dati personali con relativi motivi
Comitato di vigilanza controlla esecuzione di indagini svolte da OLAF, al fine di rafforzarne indipendenza, assicurare garanzie procedurali e durata di indagini, “alla luce di informazioni fornite da Direttore generale”
Comitato vigilanza sottopone al Direttore pareri e raccomandazioni in merito a risorse necessarie per svolgere funzione di indagine di OLAF, priorità e durata di indagini (Pareri presentati, anche su richiesta di Direttore o di Istituzione/Organismo UE, non incidono su svolgimento indagine in corso) o copia dei pareri inviata a Istituzione/Organismi UE
In situazioni motivate, Comitato può chiedere ad OLAF informazioni supplementari di indagini, comprese relazioni di indagini chiuse, senza interferire con loro svolgimento
Comitato vigilanza composto da 5 membri indipendenti, con esperienza in materie giudiziarie o di indagine, nominato di comune accordo tra Parlamento, Consiglio, Commissione Europea, con durata di 5 anni, non rinnovabile (3 + 2 membri sostituiti a turno per preservare competenza del Comitato). Alla scadenza del mandato, membri restano in carica fino a loro sostituzione. Se membro del Comitato non soddisfa più condizioni di svolgimento delle sue funzioni o se commessa colpa grave, Parlamento, Consiglio, Commissione lo sollevano da incarico. Membri del Comitato ricevono indennità giornaliera e rimborso spese per esercizio delle funzioni
Nello svolgimento delle funzioni membri del Comitato non sollecitano, né accettano istruzioni da alcun Governo, Istituzione, Organismo UE
Comitato designa proprio Presidente, adotta regolamento interno (sottoposto preventivamente a Parlamento, Consiglio, Commissione, Garante europeo protezione dati), convoca riunioni su iniziativa di Presidente o Direttore generale, si riunisce almeno 10 volte/anno, adotta decisioni a maggioranza dei componenti. Segretario nominato da Commissione, previa consultazione di Comitato (di cui si tiene conto osservazioni). Segretariato agisce su istruzione di Comitato in modo indipendente da Commissione ed i suoi funzionari non accertano istruzioni da alcun Governo, Istituzioni/Organismi UE in materia di funzioni di controllo
Commissione non interferisce con funzioni di controllo del Comitato
Comitato:
1) adotta almeno 1 relazione/anno su attività svolta (evidenziare indipendenza di OLAF, applicazione di garanzie procedurali, durata di indagine) inviata a Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte dei Conti;
2) presenta relazione a Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte dei Conti in merito ai risultati di indagini condotte da OLAF e relative misure adottate
Parlamento, Consiglio, Commissione incontrano 1 volta/anno Direttore generale di OLAF per scambio di opinioni, al fine di discutere politica di OLAF in merito a metodi di prevenzione di lotta contro frodi, corruzione ed altre attività illecite. Ad incontro partecipa anche Comitato di vigilanza, rappresentanti Corte dei Conti, EUROJUST, EUROPOL. Scambio di opinioni riguarda:
a) priorità strategiche politiche OLAF in materia di indagini;
b) pareri e relazioni su attività Comitato di vigilanza;
c) relazioni Direttore generale;
d) quadro di relazioni tra OLAF, Istituzioni/Organismi;
e) quadro di relazioni tra OLAF ed Autorità competenti di Paesi Terzi, Organizzazioni internazionali nel quadro di accordi;
f) efficacia dei lavori di Ufficio in relazione ad adempimento del suo mandato
Partecipanti a scambio assicurano non interferenza nello svolgimento di indagini, ma tengono conto di opinioni espressi in tale ambito (in particolare da Direttore che fornisce informazioni su eventuali misure adottate da OLAF)
Direttore generale OLAF nominato da Commissione, con durata di 7 anni, non rinnovabile, a seguito di invito a presentare candidature su GUCE non oltre 6 mesi prima di scadenza mandato. Commissione definisce elenco di candidati in possesso dei prescritti requisiti da cui individuare Direttore, previa consultazione con Parlamento e Consiglio. Direttore non sollecita, né accetta istruzioni da alcun Governo, Istituzione/Organismo nella esecuzione di indagini interne ed esterne, o nella redazioni di relazioni.
Se Direttore ritiene che misura adottata da Commissione compromette sua indipendenza, ne informa subito Comitato vigilanza e decide se presentare o meno ricorso contro Commissione davanti a Corte di Giustizia
Direttore generale riferisce a Parlamento, Consiglio, Commissione, Corte dei Conti su conclusioni di indagini da parte OLAF, misure adottate, difficoltà incontrate
Direttore generale stabilisce nell’ambito di piano annuale di gestione priorità di OLAF in materia di indagine, inviandola prima di pubblicazione a Comitato di vigilanza
Direttore generale tiene periodicamente informato Comitato vigilanza su attività OLAF, svolgimento di indagini e misure adottate per dare seguito ad indagini ed in particolare casi in cui raccomandazioni formulate non seguite o casi in cui informazioni trasmesse ad Autorità giudiziaria di Stato membro, durata di indagini
Direttore può delegare per scritto alcune sue funzioni a 1 o più membri del personale OLAF, specificando condizioni e limiti di delega
Direttore predispone procedura consultiva e di controllo interna, compreso controllo in merito rispetto garanzie procedurali e diritti di persone interessate e diritto nazionale di Stato membro
Direttore adotta orientamenti in merito a svolgimento indagini, garanzie procedurali, informazioni dettagliate su procedura consultiva e di controllo interno (compreso controllo di legalità), protezione dati. Tali orientamenti, come loro modifiche, adottati dopo che consentito a Comitato di vigilanza di presentare proprie osservazioni, inviati per conoscenza a Parlamento, Consiglio, Commissione pubblicato su sito internet di UE
Prima di irrogare una sanzione disciplinare nei confronti di Direttore, Commissione consulta Comitato di vigilanza e comunque motiva decisione, inviandola a Parlamento, Consiglio, Comitato vigilanza
Commissione presenta entro 2/10/2017 a Parlamento e Consiglio relazione di valutazione su applicazione Reg. 883/13, corredata da parere di Comitato vigilanza